Analisis Proses Bisnis : Pengenalan Proses Bisnis

Pengertian Analisa Proses Bisnis

Analisa proses bisnis adalah kajian dan evaluasi yang dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan proses bisnis perusahaan untuk mengidentifikasikan dampak dari kegiatan tersebut dalam menciptakan nilai atau menambah nilai terhadap bisnis perusahaan dan juga kegiatan yang harus dilakukan perusahaan pada saat akan melakukan rekayasa proses bisnis.

Pengertian Rekayasa Ulang Proses Bisnis

Whitten (2001, p20)

Rekayasa ulang proses bisnis atau business process reengineering (BPR) adalah suatu studi, analisa dan perancangan ulang terhadap proses bisnis yang fundamental untuk menurunkan biaya dan/atau memperbaiki nilai tambah terhadap bisnis.

Tahapan Rekayasa Ulang Proses Bisnis

Whitten (2001, p21)

1. Identifikasi Value Chain

Pada tahap ini dilakukan identifikasi kegiatan-kegiatan pada setiap fungsi perusahaan yang harus dilakukan oleh perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya.Pada tahap ini dilakukan identifikasi kegiatan-kegiatan pada setiap fungsi perusahaan yang harus dilakukan oleh perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya.

2. Tahap Analisa Setiap Kegiatan Dalam Proses Bisnis

Analisa terhadap setiap kegiatan dalam proses bisnis perusahaan dari segi waktu, bottlenecks, biaya untuk mengidentifikasikan dampak setiap kegiatan dalam menciptakan 

atau menambah nilai bisnis Perusahaan. Dalam tahap analisa proses bisnis ini juga dilakukan identifikasi peluang-peluang untuk melakukan perbaikan dan perancangan ulang proses bisnis agar proses bisnis lebih efisien.

3. Tahap Perancangan Proses Bisnis Yang Baru

Perancangan Proses bisnis yang baru dengan memanfaatkan teknologi informasi dalam menambah nilai proses bisnis perusahaan. Hasil rancangan baru proses bisnis kemudian diimplementasikan dan dilakukan review.

Dalam melakukan analisa proses bisnis, kegiatan dilakukan hingga tahap kedua sedangkan dalam melakukan rekayasa ulang proses bisnis, kegiatan diteruskan hingga tahap ketiga.

Kebijakan Dan Struktur Organisasi Yang Mendukung Proses Bisnis

(Manganelli)

1. Sistem yang mendukung kegiatan proses dari proses data dan sistim informasi manajemen hingga ke sistem sosial dan kultural.
2. Kebijakan yang mendukung aktivitas proses biasanya dalam bentuk aturan dan regulasi yang mengarahkan dan memimpin perilaku dalam hal bagaimana suatu pekerjaan dilakukan.
3. Struktur organisasi yang mendukung aktivitas proses adalah kelompok kerja, departemen, area fungsional. divisi, unit dan bentuk lainnya dimana karyawan dibagi untuk kepentingan melakukan pekerjaannya.

Alasan Organisasi Melakukan Analisa Proses Bisnis

• Untuk memperkuat posisi perusahaan.
• Untuk mengantisipasi masalah.
• Untuk mengatasi kelemahan perusahaan.

Spesifikasi Untuk Suksesnya Analisa Proses Bisnis

1. Analisa proses bisnis harus dimulai dengan mengembangkan suatu pernyataan yang jelas mengenai tujuan dan strategi perusahaan. 
2. Pertimbangan untuk memberikan kepuasan pada konsumen sebagai tujuan dibelakang tujuan dan strategi perusahaan. 
3. Menitik beratkan pada proses bisnis diatas fungsi bisnis dan menselaraskan antara proses dan tujuan perusahaan.
4. Identifikasikan proses nilai tambah dan proses pendukungnya yang akan memberikan kontribusi terhadap nilai. 
5. Menggunakan tehnik dan alat manajemen yang tersedia dan yang sudah proven dengan sebaik-baiknya untuk memastikan kualitas dari informasi yang digunakan dan deliverables-nya. 
6. Memberikan analisa terhadap operasi yang sedang berjalan dan mengidentifikasi proses yang tidak memberikan nilai tambah.
7. Mengembangkan terobosan baru bagi suatu kerangka berpikir dan visi yang berani untuk melakukan perubahan yang radikal daripada melakukan perubahan yang bertahap.
8. Mempertimbangkan solusi dimana karyawan dikembangkan dan diperkuat dan teknologi sebagai dasar untuk mengimplementasikan perubahan.
9. Menyajikan suatu masalah bisnis secara lengkap dan memberikan informasi dan argumen yang meyakinkan untuk pengambilan keputusan.
10. Mengembangkan suatu rencana implementasi yang dapat dilakukan yang berisi spesifikasi tugas, sumber daya , jangka waktu dan persetujuan.

Analisa Proses Bisnis Strategis dan Taktis

Keputusan untuk melakukan analisa proses bisnis dalam rangka melakukan rekayasa ulang proses bisnis bisa merupakan keputusan strategis dan atau keputusan taktis perusahaan.

Kemampuan yang distinctive dari suatu bisnis bila diaplikasikan pada segmen dan pasarnya akan memberikan keunggulan kompetitif bagi bisnis tersebut untuk bertahan terus dalam persaingan dan bertahan dalam eksistensinya. 

Analisa proses bisnis dalam rangka rekayasa ulang bisnis pada intinya adalah bertujuan dan berlandaskan pada konsep untuk memberikan nilai tambah kepada pelanggan kita lebih dari apa yang dapat diberikan oleh pesaing melalui suatu perbaikan yang radikal terhadap kemampuan yang telah kita miliki dan menciptakan kemampuan baru yang bersifat distinctive.

Analisa Proses Bisnis - Strategis

Analisa proses bisnis dalam rangka rekayasa ulang proses bisnis strategis atau disebut juga strategic analysis and reengineering biasanya mempunyai skala besar dan bersifat jangka panjang dimana secara mendasar melakukan transformasi cara organisasi melakukan bisnis yang akan berdampak pada strategi bisnis secara keseluruhan.

Situasi strategi bisnis sangat ditentukan oleh interaksi antara lingkungan, stakeholder, pesaing , pelanggan dan pemasok. Situas operasional bisnis sangat ditentukan oleh interaksi antara orang yang ada dalam organisasi, pekerjaan- pekerjaan, infrastuktur yang ada serta sistem dan prosedur.

Langkah-langkah penting dalam melakukan analisa proses bisnis strategis:

• Identifikasi proses inti operasional dan manajerial dengan hasil suatu map proses tingkat tinggi (high level process map)
• Proses ini dievaluasi dalam hal dampaknya terhadap pelanggan, tingkat kesuksesannya dan feasible atau tidaknya bila dilakukan perancangan ulang dalam suatu jangka waktu tertentu.
• Mengembangkan suatu visi bagaimana suatu organisasi beroperasi dimasa yang akan datang serta menentukan satu atau dua proses inti lainnya yang mendapat prioritas untuk dilakukannya perancangan ulang.

Hasil dari analisa proses bisnis strategis mengidentifikasikan peluang-peluang untuk memperbaiki dan melakukan perancangan ulang proses bisnis yang merupakan dasar bagi perusahaan dalam penetapan skala prioritas. Hasil analisa ini juga merupakan dasar bagi perusahaan untuk melakukan perancangan ulang proses bisnis yang kemudian dituangkan dalam suatu peta atau high level process map yang merupakan blue print perusahaan dalam rangka mencapai strategi jangka panjang perusahaan.

Analisa Proses Bisnis - Taktis

Analisa proses bisnis dalam rangka rekayasa ulang proses bisnis yang bersifat taktis atau disebut juga analisa dan rekayasa ulang operasional bersifat lebih praktis dan dengan cara yang cepat namun tetap harus mendukung terhadap strategi bisnis.

Analisa proses bisnis yang bersifat taktis dilakukan pada tingkat operasional perusahaan yang lebih terfokus pada masalah masalah konkrit dan riil seperti creative organization redesign dan change management, tidak terfokus pada hal yang abstrak seperti strategi, sifat bisnis dan proses inti. 

Faktor kritis untuk suksesnya analisa proses bisnis yang bersifat taktis adalah: 

• Mengetahui secara jelas situasi bisnis dimana suatu organisasi berada dan masalah yang dihadapi.
• Apa yang bisa menambah nilai pada bisnis.
• Apa yang mempengaruhi hirarki manajemen.
• Bagaimana melakukan diagnosa terhadap bisnis operasi kita.
• Bagaimana menggunakan teknik dan peralatan yang sangat esensial.
• Bagaimana secara sukses dapat memanage perubahan.